Archiviste (grade Adjoint Administratif) (H/F)

Le Grand Hôpital de l Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l enfant de l adolescent / psychiatrie de l adulte).

Pour en savoir plus sur nous et sur nos projets : www.ghef.fr

Définition du poste
L’Archiviste collecte, classe, conserve, recherche et communique les documents archivés aux demandeurs en appliquant les procédures institutionnelles et la règlementation nationale relative à l’archivage médical.

Missions liées au Métier
– Information et conseil aux personnels et utilisateurs du dossier patient
– Organisation de la collecte, conservation et communication des fonds d’archives
– Réalisation et contrôle des délais de conservation et des conditions de stockage
– Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux dans son domaine d’activité
– Tri, classement et inventaire des archives (dossiers, documents…)
– Application des procédures en vigueur dans le service
– Utilisation des logiciels métier
– Participation à des enquêtes de contrôle de conformité du contenu numérisé des dossiers médicaux.

Missions spécifiques
– Contrôle des données et/ou des documents avant gravure à la demande du Service du Dossier Patient (SDP)
– Gestion des dossiers externalisés chez le prestataire extérieur
– Maintien en état des chariots de transport, des séparateurs des services et des véhicules
– Accueil et accompagnement des stagiaires, étudiants et nouveaux arrivants

Missions additionnelles possibles
L’Archiviste pourrait être responsabilisé(e) sur les missions additionnelles suivantes :
– Personne Ressource Système d’Archivage Électronique
– Référent commande de fournitures
– Référent Externalisation annuelle
– Référent accueil, formation et intégration
Parcours formatif conseillé pour l’accès au poste
– Journée d’intégration institutionnelle
– Réglementation liée à la gestion des archives médicales
– CACES 2 +/- CACES 3
Impératifs Métier
L’Archiviste doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents à son activité quotidienne.
Elle (il) doit maîtriser :
– La bureautique / l’informatique.
– Le droit des usagers du système de santé
– Les techniques de classement et d’archivage

Qualités professionnelles :
Qualités attendues au niveau institutionnel
– Comportement adapté dans ses relations avec autrui
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’adaptation dans son environnement professionnel
– Rigueur
Qualités spécifiques pour le poste
– Sens des responsabilités
– Représentation de l’image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
– Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d’esprit, respect, honnêteté
– Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
– Dynamisme et sens du travail en équipe
– Sens de l’observation, de la vigilance, sens pratique
– Bonnes capacités manuelles
– Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte à sa hiérarchie
– Respect de l’autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
– Aptitude à travailler avec différents niveaux d’interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, )
– Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d’activité une politique générale (respect de la politique d’archivage)
– Curiosité intellectuelle
– Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement et l’organisation du service

Réaliser une veille documentaire

Réaliser un inventaire